İdari Birimler

DEKAN SEKRETERİ


SÜMEYYE KORKMAZ
Tel: 0 262 344 22 22 – 5025
E-Posta: Sumeyye.korkma@kocaeli.edu.tr

Görev Tanımı:

1. Yönetimin görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütür.

2. Yönetimin özel ve resmi haberleşmelerini yerine getirir.

3. Yönetimin haberleşme işlerini yürütür.

4. Yönetimin kurum içi ve kurum dışı randevu isteklerini düzenler.

5. Dekanın özel ve kurumsal dosyalarını tutar ve arşivler.

6. Yönetimin görevlendirmelerini takip eder ve yolculuk ile konaklama için rezervasyonlarını yapar.

7. Dinî ve millî bayramlarda dekanın tebrik mesajlarını hazırlar ve dağıtımını sağlar.

8. Açılış ve mezuniyet törenlerinde katılımcı listesini hazırlar.

9. Yönetimin görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

10. Fakültenin telefon trafiğini yürütür (telefona bakma ve telefon bağlama).

11. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapar.

MUHASEBE


UĞUR SALIK
Tel: 0 262 344 22 22
E-Posta: Ugur.salik@kocaeli.edu.tr

Görev Tanımı:

1. Maaş Tahakkuk İşlemleri

2. Yolluk İşlemleri

3. Ek Ders İşlemleri

4. Kısmi zamanlı Öğrencilerin çalışma ücreti işlemleri

5. Diğer Görevler

  • Personel terfilerini hazırlamak.
  • Personellerin ayrılış, başlayış işlemlerini yaparak ilgili amirlere ve mutemetliğe bildirmek. Ayrıca SGK sistemi üzerinden, nakil, istifa, başlayış işlemlerini gerçekleştirmek.
  • Ayrılan istifa eden ve ücretsiz izne ayrılanların ayrılış tarihine göre günlük maaş tahakkuklarının veya kişi borcu hesap cetvellerini düzenlemek.
  • Nakil giden personele maaş nakil formu düzenlenmek.
  • Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) internet ortamında veri girişlerini (31. madde, emekli kesenekleri, kısmi zamanlı öğrencilerin girişlerini, işe giriş çıkış bildirgeleri) yapmak.
  • Öğretim üyesi sınav jürisi olarak görev alan öğretim üyelerinin ilgili beyanlarını toplamak ve 2547 sayılı kanunun 23.25.26. maddeleri uyarınca ücretlerini tahakkuk ettirmek.
  • Sendika aidatlarının takip etmek ve ilgili sendikalara postalamak.
  • Tahakkuk evraklarını arşivlemek
  • Maaş ve sosyal haklarla ilgili tüm yazışmaları hazırlamak.
  • Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında taşınır mal ve hizmet sorumlusu ile eşgüdümlü olarak çalışmak.
  • Yeterli kadar ödenek bulunup bulunmadığını kontrol etmek.
  • Giderlerin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlamak.
  • Giderlerin kanun, tüzük, kararname ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlamak.
  • Bütün işlemlerde maddi hata bulunmamasını sağlamak.
  • Bütçenin hazırlanmasından fakülte sekreterine yardımcı olmak.
  • Görevini Kalite Yönetim Sistemi politikası, hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek.
  • Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.
  • BÖLÜM SEKRETERİ


    ATİLA ATAKLI
    Tel: 0 262 344 22 22 – 5040
    E-Posta: Atila.atakli@kocaeli.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1. Ders kayıt tarihlerinden önce şube ve dersi yürütecek öğretim üyesi gibi gerekli tüm bilgilerin ÖBS’ye girilmesi.

    2. Ders Programlarının, ders dağılımlarının ve ders planlarının ÖBS’ye girilmesi,

    3. Ders kayıt tarihlerinden önce ÖBS’de öğrenciye, Dekanın önerisi doğrultusundan akademik danışmanın atanması.

    4. Ders görevlendirme yazıların yazılması.

    5. Yatay geçiş veya daha önce üniversite bitirerek ÖSS ile gelen öğrencilerden intibakları yapılanların sınıf bilgilerinin ÖBS’ye doğru girilmesinin takibi.

    6. Ders aldırma, dersleri açıp kapama ve sınavları ÖBS’de açıp kapama işlemlerinin zamanında yapılması.

    7. Eğitim-öğretim başlarında hazırlanan haftalık ders programlarının bilgisayar ortamına aktarılması, kesinleşen ders programının üst yazı ile dekanlığa bildirilmesi, öğrencilere ve tüm öğretim üyelerine duyurulması.

    8. Ekle-Sil tarihlerinden sonra ders devam çizelgelerinin kesinleşmiş halinin ders sorumlularına yazılı olarak bildirilmesi.

    9. Derslerin etkin şekilde yürütülmesi için öğretim elemanlarının ihtiyacı olan kırtasiye malzemeleri ile ders aracının sağlanması.

    10. Fakülte öğrenci ilan panolarında ilgili duyuruların yapılması, süresi dolanların kaldırılması.

    11. Eğitim Komisyonunca hazırlanan sınav programlarını bilgisayar ortamına aktarılması, kesinleşen sınav programının üst yazı ile dekanlığa bildirilmesi, öğrencilere ve tüm öğretim üyelerine duyurulması.

    12. Sınavlarda gözetmenlik yapacak öğretim elemanlarına sınav görevlendirmelerini yaparak tebliğ edilmesi.

    13. Yarıyıl sonlarında öğrencilerin yarıyıl başarı durumlarını gösterir dökümlerin belirtilen sürelere uygun olarak ders sorumlularından 3 nüsha halinde imzalanmış olarak imza karşılığı teslim alınması. Dokümanları üst yazı ile Dekanlığa teslim edilmesi, bir nüshasının bölüm işlerinde dosyalanması.

    14. Eğitim Komisyonu-dekanlık arası yazışmalarının EBYS üzerinden yapılması.

    15. EBYS üzerinden bölüme gelen giden evrakların günlük olarak takip edilmesi.

    16. EBYS üzerinden gelen ve giden evrak yazışmalarının yapılması.

    17. EBYS sisteminden hariç elden gelen öğrenci dilekçelerini, taranarak sisteme atılması.

    18. Eğitim Komisyonu toplantı duyurularının yapılması, toplantı tutanaklarının bilgisayar ortamına aktarılması ve gerekli hallerde dekanlığa üst yazı ile gönderilmesi.

    19. Öğrenci sınav notu itirazlarının kabul edilmesi ve öğretim elemanına üst yazı ile gönderilmesi.

    20. Öğrenci tek ders dilekçelerinin kabul edilmesi ve sonuçlarının öğrenci işleri birimine iletilmesi ve sisteme işlenmesi.

    21. Mezuniyeti onaylanan öğrencinin ilişiğinin kesilmesinin ÖBS üzerinden yapılması,

    22. Öğrenci Muafiyet dilekçelerinin kabul edilmesi, intibak komisyonu kararının yazılması ve sonuçların fakülte yönetim kurulunda görüşülmek üzere Dekanlığa sunulması. Muafiyet ve intibakların fakülte yönetim kurulu kararı doğrultusunda sisteme girilmesi

    23. Sınav tarihlerinin ÖBS’ye girilmesi ve sonuçların öğrencilere zamanında açıklanması için tüm tedbirlerin alınması.

    24. Telefonların yanıtlanması, gerekli durumlarda not olarak ilgili kişiye iletilmesi.

    25. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

    EVRAK KAYIT VE YAZI İŞLERİ BÜROSU


    ARZU ÇAKAN
    Tel: 0 262 344 22 22 – 5023
    E-Posta:Arzu.cakan@kocaeli.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1. EBYS üzerinden Fakülteye gelen ve giden evrakları günlük takip etmek.

    2. EBYS üzerinden gelen ve giden evrak yazışmalarını yapmak.

    3. EBYS sisteminden hariç elden gelen dilekçe başvuru ve posta evraklarını tarayarak sisteme aktarmak.

    4. Gelen ve Giden evraklarla ilgili elektronik kayıtları tutmak ve arşivlemek.

    5. Hakkında savunma istenen veya soruşturma açılan personellerin gizlilik içerisinde disiplin soruşturma işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

    6. Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gündemini hazırlar ve dağıtır.

    7. Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu Karar Tutanaklarını yazar, ilgili karar suretlerini hazırlamak ilgili yerlere yollamak ve üyelere imzalatır

    8. idarenin vermiş olduğu görev alanı ile ilgili diğer görevleri yapmak.

    9. Görevini Kalite Yönetim Sistemi Politikası, hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek

    10. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

    ÖĞRENCİ İŞLERİ


    HAYRİYE ÖZDEMİR
    Tel: 0 262 344 22 22 – 5040
    E-Posta: Hayriye.ozdemir@kocaeli.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1.       Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin ilk kayıt işlemlerinin yapılması ve eksik bilgilerinin ÖBS’de tamamlanması

    2.       ÖSYM tarafından yerleştirilen ancak kayıt yaptırmayan öğrenci listelerinin öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi ve bu öğrencilerin ÖBS’den silinmesi

    3.       Öğrenci Belgesi, not döküm belgesi, askerlik belgesi. Transkript ve vb. belgelerin hazırlanması ve gerektiğinde posta işlemlerinin yürütülmesi.

    4.       Kayıt donduran Öğrencilerin ÖBS’ye girilmesi ve öğrenciye tebliğ edilmesi.

    5.       Kendi isteği ile kayıt sildiren öğrencilerin işlemlerinin yürütülmesi

    6.       Öğrencilerin burs işlemlerinin yürütülmesi ve takibi.

    7.       Harç işlemlerinin yürütülmesi ve takibi.

    8.       Öğrenci disiplin işlemlerinin yürütülmesi, ÖBS’ye bilgi girilmesi.

    9.       %10 giren başarılı öğrencilerin işlemlerinin yürütülmesi, bu öğrencilerin listelerinin düzenli olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi. (Güz yarıyılı için bahar yarıyılı dersleri başlamadan, bahar yarıyılı için son sınavlardan en geç 20 gün sonra bildirilir.)

    10.    Yatay geçiş kayıt işlemlerinin yürütülmesi.

    11.    Başarı oranlarının çıkartılması

    12.    Onur öğrencileri listelerinin çıkartılması ve dekanlığa sunulması. Belgelerin basılması için isimleri üst yazı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi.

    13.    Öğrenciler adına gelen evrakların yazışma işlemlerinin yapılması ve evrakların dosyalanıp arşivlenmesi.

    14.    Yıllık istatistiki bilgilerin hazırlanması.

    15.    Burs ve öğrenci kredileri ile ilgili istenen bilgilerin doldurularak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmesi.

    16.    Uluslar arası öğrencilerin bilgilerinin ÖBS’ye girilmesi

    17.    Uluslar arası öğrencilerden mezun olanlar ile ayrılanlar için ilgili formların doldurulup YÖK’e gönderilmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmesi.

    18.    Tüm öğrenci bilgilerinin ÖBS’ye doğru ve eksiksiz olarak girilmesi,

    19.    Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması.

    20.    Sınav listelerinin yarıyıl olarak dosyalanması ve arşivlenmesi

    21.    Kayıt sildiren, mezun ve ayrılanların askerlik şubelerine bildirilmesi.

    22.    Durumlarında değişiklik olan öğrencilerin bilgilerinin değişiklik tarihinden itibaren en geç 1 hafta içerisinde ÖBS’ye işlenmesi

    23.    Öğrenci kimliklerinin hazırlanması ve öğrencilere dağıtılması.

    24.    Mezuniyet ve ilişik kesme işlemlerinin ve mezuniyet belgelerinin hazırlanması.

    25.    Mezun olan öğrencilerin tabi oldukları yönetmeliğe göre mezuniyet tarihlerinin ÖBS’ye doğru girilmesi.

    26.    Yönetim Kurulunda mezuniyet kararı alındıktan sonra mezuniyet evraklarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmeden önce ÖBS üzerinden ilişik kesme işlemlerinin (öğrenci işleri, harç onayı, kütüphane borcu kontrol edilerek) tamamlanması.

    27.    Mezuniyet kararı alnın öğrencilerin onaylı lise diploması ve fotokopisinin öğrenci numara sıra düzeninde şeffaf dosya içersinde klasörlenmiş olarak üst yazı ve mezuniyet listesi eklenerek Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi.

    28.    Öğrenci sınav notu itirazlarının kabul edilmesi ve ilgili öğretim üyesine sunulması.

    29.    Akademik danışmanların onayından sonra ÖBS’de mezuniyet onaylarının yapılması.

    30. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

    PERSONEL BÜROSU


    SEMA SALIK
    PERSONEL ÖZLÜK
    Tel: 0 262 344 22 22 -5166
    Sema.salik@kocael.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1.       Akademik ve idari personelin özlük haklarını takip etmek,

    2.       Personel Daire Başkanlığı ile işbirliği içinde her çalışana özlük dosyası açmak,

    3.       Akademik ve idari personelin kişisel bilgi ve evraklarını yasalara uygun bir şekilde muhafaza etmek,

    4.       Her türlü görevlendirme, izin bilgilerinin kayıtlarını tutmak, istenildiğinde istatistiki bilgiler vermek,

    5.       Akademik personel listesini güncellemek,

    6.       Görevlendirme sürelerinin (A.D. Başk., Komisyon üyelikleri vb.) takip edip, amirlerini bilgilendirmek, seçim duyurularını yapmak,

    7.       Yardımcı docent, uzman/öğretim görevlisi, asistanların süre takiplerini yapmak, konu ile ilgili anabilim dallarına hatırlatma yazıları yazmak,

    8.       Amirlerinin emir ve direktifleri doğrultusunda kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak,

    9.       Asistanların eğitim-öğretimleri ile ilgili her türlü belgeleri dosyalamak,

    10.    Uzmanlığını alan Araştırma görevlilerin belgelerini Sağlık Bakanlığına göndermek,

    11.    Göreve başlayan asistan, akademik ve idari personelin SGK girişlerini yapmak,

    12.    İlişiği kesilen asistan, akademik ve idari personelin SGK çıkışlarını yapmak,

    13.    Birimiyle ilgili tüm dosyalama işlemlerini yapmak,

    14.    Bilgisayar, daktilo vb. donanımları kullanarak, yazışma, tutanak ve raporları yazmak,

    15.    Faks, bilgisayar veya benzer makinelerin yardımıyla mesajları ve dokümanları göndermek ve almak,

    16.    Personel bürosu çalışanları kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

    17. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

    TEKNİK BİRİM


    ERMAN ÖZDEMİR
    TEKNİSYEN
    Tel: 0 262 344 22 22 – 5018
    E-Posta:Erman.ozdemir@kocaeli.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1.       Elektrik ve tıbbi cihazların dışında kalan tüm mekanik arızaları gidermek.

    2.       Bina içi ve dışında su tesisatı ve armatürleri ile ilgili aksamaları gidermek.

    3.       Pis su tesisatı çekmek ve mevcut tesisatların bakım ve onarımlarını yapmak.

    4.       Şebeke suyu ile ilgili tesisatların bakım ve onarımı ve gerekli tesisatları çekmek.

    5.       Atık su alt yapı kanallarının kontrolünü yapmak. Gerekli görüldüğünde temizliğini sağlamak.

    6.       Binalardaki wc ve lavaboların; musluk ve tesisat bataryalarının bakım ve onarımlarını yapmak.

    7.       Kazan dairesi içinde bulunan pompa, hidrofor, brulör, arıtma cihazı, filtre, vana kontrolü, klorlama cihazının kontrolü ve bakımını yapmak. Periyodik bakımlarını takip etmek.

    8.       Su depolarının temizliği ve seviye kontrollerini yapmak.

    9.       Su vana, çekvalf, pilik tutucu, filtrelerin kontrollerini yapmak

    10.    Su arıtma cihazı tuz seviyesi ve sertlik değerlerini kontrol etmek.

    11.    Fakültede mevcut tüm havalandırma sistemlerinin aylık bakımını (filtre temizliği vb.) yapmak.

    12.    Fakültede mevcut tüm klimaların bakımını (filtre temizliği vb.) yapmak.

    13.    Kalorifer tesisatını kontrol etmek. Radyatörlerin ısınıp ısınmadığını kontrol etmek tesisatta hava varsa almak.

    14.    Masa, sıra, dolap, raf gibi ahşap malzemelerin bakımını ve onarımını yapmak.

    15.    Ahşap aksamların (Kapı, dolap, masa vb) bakımını ve gerekiyorsa onarımını yapmak.

    16.    Bahçe sulama ile ilgili eksik yerler ve arızalı springleri saptayarak ayar ve bakımının yapılmasını sağlamak.

    17.    Bina içi ve dışında yapı ile ilgili boya yapılacak yerleri tespit etmek. Boya işlerini tekniğine uygun şekilde yapmak.

    18.    Mekanik cihaz ve makine bakımlarının yapımı için gelen firmalara refakat etmek.

    19.    Yangın ve su hidroforların bakımını ve onarımını yapmak.

    20.    Yangın tüplerin aylık kontrolünü yapmak. Periyodik bakımlarını takip etmek.

    21.    Haşere İlaçlama firmasından gelen ekibe eşlik etmek.

    22.    Yapılan işlerle ilgili emir ve yazıları, atölyede harcanmış malzemeler ile ilgili tutanakları belli bir sistem içinde klasörlere yerleştirerek muhafaza etmek.

    23.    Alınan malzemenin korunmasından ve en ekonomik şekilde kullanılmasından sorumlu olmak.

    24.    Gerekli görüldüğünde elektrik teknisyenine yardımcı olmak.

    25.    Giderilemeyen bakım ve onarımları üst yöneticisine bildirmek.

    26.    Kendisine tebliğ edilen formları zamanında ve eksiksiz doldurmak.

    27. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak

    GÜVENLİK HİZMETİ


    ZEYNEL ATILGAN
    GÜVENLİK
    Tel:0 262 344 22 22
    E-Posta: Zeynel.atilgan@kocaeli.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1.       Mesai saatleri dışında hizmet binasının içini ve dışını gezerek binayı kontrol eder.

    2.       Görev esnasında şüpheli bir kişi ya da eşyayı görürse durumu amirine bildirir.

    3.       Tedavi olmaya gelen hastaların veya yakınlarının olay çıkarmasına nazik bir şekilde mani olur, eğer şiddet ile karşılaşırsa polisten yardım ister.

    4.       Fakülte personelinin, olay çıkaran olduğunu bildirmesi üzerine hemen yardımına koşar.

    5.       Fakülte giriş kapılarına ve acil çıkış kapısına araç park edilmesini takip ederek engeller.

    6.       Bu talimatta yazılı görevleri; 5188 Sayılı Yasa ile 5188 Sayılı Yasa’nın Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik , C.M.U.K Türk Medeni Kanunu Ve Türk Ceza Yasası’nın ilgili hükmüne göre yerine getirir.

    7.       Yerleşkeyi sabotaj yangın, hırsızlık, yağma, yıkma, zorla işten alıkoyma gibi her türlü tehdit, tehlike ve tecavüze karşı korur.

    8.       Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak

    SANTRAL HİZMETİ


    MEHMET ŞİRANÜN
    SANTRAL
    Tel: 0 262 344 22 22
    E-Posta: Mehmet.siranun@kocaeli.edu.tr

    Görev Tanımı:

    1.       Telefon hatlarının çalışır durumda olup olmadığını kontrol ederek arıza ve aksaklıkları ilgililere bildirmek.

    2.       Telefonları cevaplandırarak ilgili kişi veya departmanlara bağlamak.

    3.       Bilgisi dahilindeki konularda arayanlara bilgi vermek

    4.       Fakülte içi iç hatları ve şehir içi hatları talep eden personele veya öğretim elemanlarına bağlamak.

    Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

    Demo Settings
    Header Colors
    Navigation Colors
    Footer Colors